Dichiarazioni fiscali: firma elettronica e conservazione

Le dichiarazioni fiscali possono essere gestite interamente in digitale: il contribuente può sottoscriverle con firma elettronica avanzata o qualificata e conservarle in modalità digitale nel rispetto del CAD, del D.M. 17 giugno 2014 e delle Linee Guida AgID.

La gestione digitale delle dichiarazioni fiscali consente oggi di coprire l’intero ciclo documentale: conferimento dell’incarico, trasmissione telematica, consegna della dichiarazione, sottoscrizione del contribuente e conservazione. La digitalizzazione non modifica gli obblighi sostanziali, ma permette di assolverli attraverso strumenti elettronici conformi al CAD e alle regole tecniche vigenti.

Dichiarazioni fiscali digitali: cosa consente la normativa sulla firma elettronica

La sottoscrizione elettronica di contribuenti e sostituti d’imposta sui modelli dichiarativi, tramite soluzioni di firma conformi, e la successiva conservazione digitale a norma rappresentano un’opportunità che professionisti e studi professionali non possono lasciarsi sfuggire. Digitalizzare questi processi significa automatizzare le attività, ridurre i costi di gestione e rendere il rapporto con i clienti più fluido, innovativo e sostenibile.

La normativa italiana consente da anni di digitalizzare l’intero processo di firma e conservazione dei modelli dichiarativi, coinvolgendo intermediario abilitato e clienti. L’Italia è stata tra i primi Paesi al mondo a imporre la trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali e oggi la quasi totalità di dichiarazioni e comunicazioni fiscali viaggia attraverso i canali telematici dell’Agenzia delle Entrate. Il quadro normativo, ormai consolidato, ha chiarito i principali dubbi operativi, definendo un flusso di processo interamente digitale (cfr., ex multis, risoluzione n. 23/E/2021 e risposta a interpello n. 217/E/2022).

Il processo digitale dalla delega alla conservazione

Il percorso di digitalizzazione della trasmissione delle dichiarazioni fiscali è iniziato con il D.P.R. n. 322/1998, che impone a contribuenti e sostituti d’imposta di conservare copia della dichiarazione debitamente sottoscritta. Il processo può essere sintetizzato in cinque passaggi chiave.

1. Impegno alla trasmissione telematica: l’intermediario deve rilasciare al contribuente, anche cumulativamente per più dichiarazioni, l’impegno a trasmettere in via telematica i dati contenuti nella dichiarazione. L’impegno, sottoscritto dal contribuente, vale per la durata indicata o, in mancanza, fino al 31 dicembre del terzo anno successivo al rilascio, salvo revoca.
2. Sottoscrizione e trasmissione da parte dell’intermediario: l’intermediario firma il riquadro dedicato nel frontespizio prima dell’invio telematico; tale sottoscrizione non è più richiesta dopo la presentazione (risposta a interpello n. 518/E/2019).
3. Messa a disposizione della dichiarazione: entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione telematica, l’intermediario deve mettere a disposizione del contribuente la dichiarazione trasmessa e copia della comunicazione dell’Agenzia che ne attesta la ricezione.(risposta a interpello n. 97/E/2018).
4. Sottoscrizione da parte del contribuente: ricevuta la dichiarazione, il contribuente la sottoscrive con firma autografa su supporto cartaceo oppure con firma elettronica avanzata o qualificata e conservazione digitale per dieci anni, ai sensi degli artt. 2 del D.M. 17 giugno 2014 e 20, comma 1-bis, del CAD. La risoluzione n. 298/E/2007 ha chiarito che tale sottoscrizione è elemento essenziale conservato dal contribuente, mentre l’intermediario conserva solo una copia (si vedano anche le risoluzioni n. 354/E/2008 e n. 194/E/2009).
5. Conservazione: contribuente e sostituto d’imposta devono conservare ed esibire, per il periodo previsto dall’art. 43 D.P.R. n. 600/1973 e dall’art. 2220 c.c., la dichiarazione trasmessa e i documenti correlati; gli intermediari conservano una copia delle dichiarazioni trasmesse, senza obbligo di sottoscrizione (art. 3, comma 9-bis, D.P.R. n. 322/1998).

Firma elettronica dei dichiarativi: FES, FEA, FEQ e firma digitale

La firma elettronica qualificata è basata su un certificato qualificato e su un dispositivo qualificato per la creazione della firma. La firma digitale costituisce, nell’ordinamento italiano, una particolare tipologia di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche correlate.

L’art. 1, comma 3, D.P.R. n. 322/1998 stabilisce che la dichiarazione è sottoscritta, a pena di nullità, dal contribuente o da chi ne ha la rappresentanza. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005) individua tre tipologie di firma elettronica:

– la Firma Elettronica semplice (FES), dati elettronici associati ad altri dati e usati dal firmatario; la firma elettronica semplice non è idonea alla sottoscrizione dei dichiarativi fiscali. L’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 1/2023, ha escluso la validità di un sistema fondato esclusivamente su link via e-mail e OTP, riconducibile alla firma elettronica semplice.

– la Firma Elettronica Avanzata (FEA), che identifica univocamente il firmatario con mezzi sotto il suo controllo esclusivo e rileva eventuali modifiche successive;

– la Firma Elettronica Qualificata (FEQ), basata su certificato qualificato e nota in Italia come firma digitale, fondata su una coppia di chiavi crittografiche che garantiscono provenienza e integrità del documento.

Solo FEA e FEQ conferiscono al documento informatico la piena efficacia probatoria dell’art. 2702 c.c., a condizione che la FEA rispetti le regole tecniche del Titolo V, artt. 55-61, D.P.C.M. 22 febbraio 2013. La risposta n. 1/E/2023 ha chiarito che la firma elettronica semplice non è mai idonea per i dichiarativi fiscali: solo FEA o FEQ, anche in modalità remota, assicurano la validità del documento verso terzi, come le banche.

La conservazione digitale a norma

La conservazione dei documenti informatici è ormai la memoria digitale di un’organizzazione, con rilevanza fiscale e civilistica: deve impedire perdite o distruzioni non autorizzate e mantenere nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti. Professionisti e aziende possono affidarla a Conservatori specializzati. L’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014 richiede il rispetto del Codice civile, del CAD e delle relative Linee Guida AgID.

Ai sensi dell’art. 3, comma 3, D.M. 17 giugno 2014 (che rinvia all’art. 7, comma 4-ter, D.L. n. 357/1994), la conservazione ai fini fiscali va eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale. Il processo di conservazione deve inoltre essere coerente con le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che costituiscono oggi il riferimento tecnico unitario della materia.

Per i modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento, il termine non viene individuato semplicemente facendo riferimento all’anno d’imposta cui si riferiscono i dati. La risoluzione n. 9/E/2018 stabilisce che occorre guardare all’anno in cui il documento è stato prodotto e trasmesso: una dichiarazione relativa al periodo d’imposta 2024, prodotta e…